お礼メールを送る際のポイント
お礼メールのポイントをご紹介いたします
お礼メールを送る際には、相手に感謝の気持ちを伝えるためにマナーを守ることが重要です。相手が不快に感じないように注意しましょう。
まず、お礼メールはなるべく早めに送るのがベストです。相手がまだ出来事の余韻に浸っているうちに送ることをオススメします。午前中に会った場合は、午後か夕方に、夜や深夜に会った場合は翌日の朝ごろに送信すると良いでしょう。
また、メールの件名には「自分の名前+要件」を書くことを忘れないようにしましょう。相手に感謝の気持ちが伝わりやすいように注意が必要です。例えば、初めて会った相手にお礼メールを送る際は「昨日の打ち合わせのお礼：〇〇株式会社 山田太郎」というように、「要件+会社名（場合によっては所属部署も）+自分の名前」という形式がおすすめです。
本文の作成においては、まず最初の文に「〇〇様 いつもお世話になっております」と前置きを入れることで、丁寧な文面になるでしょう。要件は5～6文ほどでまとめるのがベストです。1文あたり35文字以上になる場合は改行を忘れずに行いましょう。
また、お礼メールを書く際は他の要件は書かないようにしましょう。他の要件を書いてしまうと相手にとってメールの趣旨がわかりづらくなり、困惑してしまう可能性があります。
お礼メールを送る際に気を付けるべきポイント
お礼メールを送る際に気を付けるべきポイントは、以下の3つです。 1. 定型文を避けること：定型文を使ってしまうと冷たい印象を与える可能性があります。感謝の気持ちを伝えるためには、定型文に加えてオリジナリティのある文面を取り入れると良いでしょう。相手との関係や出来事に関連する具体的なエピソードを振り返り、共有しましょう。それによって、相手との絆や思い出を再確認することができます。 2. ファイルの容量に注意すること：資料や画像などのファイルを添付する場合、容量が大きすぎると相手が閲覧できない可能性があります。2MBまでに収めるようにし、容量を確認しておくことをおすすめします。画像や動画を送る場合は、圧縮してZipファイル形式で添付するか、オンラインクラウドサービスを利用してリンクを添付することも考えましょう。 これらのポイントに留意しながら、相手に対する感謝の気持ちを誠実に伝えるお礼メールを作成してください。 以上がお礼メールを送る際のポイントとなります。お礼の気持ちを伝えるために、丁寧な文面や注意点を意識してメールを送信しましょう。
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